I. FOGALMI MEGHATÁROZÁSOK
A szabályzatban szereplő fogalmak minden egyes említésük alkalmával az alábbi értelmet nyerik:
1.1. Társaság — az Etisoft Sp. z o.o. korlátolt felelősségű társaság
1.2. Dolgozó – a Társaságnál munkaszerződés vagy polgárjogi szerződés alakpján alkalmazott személy.
1.3. Együttműködő / Együttműködő személy — minden olyan személy, aki együttműködik a Társasággal, különösen azok a személyek, akik szolgáltatásokat vagy termékeket szállítanak a Társaságnak.
1.4. Ügyfél / Vevő – minden olyan természetes személy, jogi személy vagy jogi személynek nem minősülő szervezet, amelynek a Társaság termékeket ad el vagy szolgáltatásokat nyújt.
1.5. Korrupciós tevékenység – olyan tevékenység, amely a [lengyel] Btk.-ban, különösen annak 229., 230. vagy 230. A cikkében foglaltak alapján bűncselekménynek tekintendő.
1.6. Egyéb gazdasági visszaélés – olyan tevékenység, amely nem minősül Korrupciós tevékenységnek, de ellentétben áll az etikus vállalkozásvezetés általánosan elfogadott szabályaival.
II. A SZABÁLYZAT CÉLJA
2.1. A jelen szabályzat célja, hogy egységes eljárási szabályokat állapítson meg olyan esetekben, amikor a Társaság kárára történő visszaéléseket állapítottak meg, továbbá amikor meg kell előzni vagy le kell küzdeni az ilyen visszaéléseket ill. a Társaság vállalkozásának átlátható, etikus és a tisztességes verseny szabályai szerinti vezetési módjával ellentétes tevékenységet.
2.2. A szabályzat további célja, hogy biztosítsa a Társaság tevékenységének átláthatóságát a Társaság Ügyfelei / Vevői felé.
III. A SZABÁLYZAT ALANYAINAK ÉS TÁRGYÁNAK KÖRE
3.1. A szabályzat minden olyan Korrupciós tevékenységre és Egyéb gazdasági visszaélésre vonatkozik, melyekre a dolgozók, valamint a részvényesek, tanácsadók, beszállítók, partnerek és a Társasággal üzleti kapcsolatban álló minden más szervezet részvételével kerül sor.
3.2. A szabályzatot a Társaság minden Dolgozójának és minden Együttműködő személynek be kell tartania.
IV. FELELŐSSÉGI KÖR
4.1. A szabályzat bevezetéséért és betartásának ellenőrzéséért a Társaság Igazgatótanácsának tagjai felelnek.
4.2. Az aktuális Korrupcióellenes szabályzat a Társaság székhelyén, általánosan hozzáférhető belső és külső kommunikációs adathordozókon érhető el.
4.3. Minden Dolgozó köteles megismerkedni a jelen Szabályzattal és feltétel nélkül be kell tartania annak rendelkezéseit.
4.4. A vezető pozíciókban dolgozó személyek kötelesek azonosítani a visszaélésekkel kapcsolatos kockázatokat. A vezetőknek minden olyan esetre fel kell figyelniük, amikor a Társaságban működő folyamatokban bármilyen szabálytalanság észlelhető.
4.5. A Dolgozó vagy Együttműködő minden lehetséges visszaélésről köteles haladéktalanul tájékoztatni felettesét, vagy magasabb szintű felettesét, amennyiben a visszaélés közvetlen felettesét érinti. Ha az adott információt nem támasztják alá tények, a jelen Szabályzat IX. fejezetének rendelkezései szerinti lépéseket kell megtenni.
4.6. Nem megengedett tevékenységnek számít különösen:
- bármilyen anyagi vagy személyes előny megígérése,
- bármilyen anyagi vagy személyes előny felajánlása,
- bármilyen anyagi vagy személyes előny átadása,
- bármilyen anyagi vagy személyes előny elfogadása.
4.7. A Társaság Dolgozóinak és az Együttműködő személyeknek soha, semmilyen körülmények között nem szabad Korrupciós tevékenységet vagy Egyéb gazdasági visszaélést folytatniuk.
4.8. Minden olyan esetben, amikor felmerül a gyanú, hogy Korrupciós tevékenységről vagy Egyéb gazdasági visszaélésnek minősülő tevékenységről van szó, a Társaság Dolgozói vagy Együttműködői kötelesek haladéktalanul értesíteni a Társaság Igazgatótanácsát.
V. KORRUPCIÓS TEVÉKENYSÉG
A jelen Szabályzat szempontjából a korrupciós tevékenység fogalmába minden olyan tevékenység beletartozik, amely bűncselekménynek vagy kihágásnak minősül, különös tekintettel a következőkre:
5.1. Az adótörvényeknek és az érvényes jogszabályoknak eleget tevő, szokványos karácsonyi ajándékokon és promóciós anyagokon kívüli, bármilyen anyagi vagy személyes előny megígérése, felajánlása, átadása
5.2. Anyagi előnyök elfogadása a Társaság beszállítóinak képviselőitől, valamint a Társaság egyes beszállítóinak indokolatlan előnyben részesítése olyan módon, amely sérti a tisztességes verseny szabályait.
5.3. A Dolgozók és Együttműködők kötelesek olyan módon teljesíteni feladataikat és kötelezettségeiket, amely garantálja az átláthatóságot.
VI. EGYÉB GAZDASÁGI VISSZAÉLÉS
A jelen Szabályzat szempontjából a visszaélés és nem megfelelő magatartás fogalmába minden olyan tevékenység beletartozik, amely bűncselekménynek vagy kihágásnak (így adóbűncselekménynek vagy adókihágásnak) minősül. Ide tartoznak továbbá más magatartási formák is, így többek között a következő tevékenységek:
6.1. A Társaság vagyonának eltulajdonítása (anyagok, termékek, fekszerelések, know-how kisajátítása), a vevők, beszállítók vagy más olyan személyek vagyonának eltulajdonítása, akikhez a dolgozót üzleti kapcsolat köti.
6.2. Nem valós adatok szándékos megadása a pénzügyi beszámolókban, amelyek megbízhatatlanná teszik a beszámolókat, így azok nem felelnek meg a valóban fennálló tényállásnak és jogi helyzetnek.
6.3. Nem valós adatok szándékolt bevezetése a Társaság dokumentumaiba.
6.4. A Társaság dokumentumainak (többek között szerződéseinek, iratainak, határozatainak, döntéseinek, jegyzőkönyveinek) szándékolt hamisítása vagy másféle módosításai, amelyeket a jogszabályok vagy a Társaság belső szabályzatai alapján erre jogosultak nem fogadtak el.
6.5. A könyvelési tételek és az azokat megerősítő dokumentáció szándékolt hamisítása vagy módosítása, valamint a számviteli szabályok nem megfelelő alkalmazása.
6.6. Események, tranzakciók vagy más fontos információk szándékolt megmásítása a Társaság szükségleteire készült jelentésekben, amely mind a Társaságot, mind annak tulajdonosát megkárosítja.
6.7. Minden más szándékolt tevékenység, amely kárt okoz a Társaságnak, vagy sérti a Társaság érvényes Eljárási szabályzatát.
VII. KOMMUNIKÁCIÓS ÉS VISELKEDÉSI SZABÁLYOK A VEVŐKKEL, ÜGYFELEKKEL ÉS EGYÜTTMŰKÖDŐ SZEMÉLYEKKEL TÖRTÉNŐ KAPCSOLATTARTÁSBAN
7.1. A Társaság ügyfeleivel, vevőivel és együttműködőivel csak üzleti célból lehet kapcsolatot tartani. A kapcsolattartás e-mailes levelezés, szolgálati telefonok, valamint a társaság vagy az ügyfél székhelyén megrendezett személyes találkozók útján történik. Az e-mailes kapcsolattartás során kizárólag az etisoft.com.pl domain részét képező céges e-mail címek használhatók.
7.2. Minden kézhez kapott és elküldött levelet fel kell venni a beérkező és kimenő levelezés nyilvántartásába.
7.3. Minden olyan tevékenységet és kereskedelmi ill. marketingkapcsolatot, amelynek célja meghatározott jogkövetkezmény kiváltása (pl. kereskedelmi szerződés megkötése), konzultálni kell a Társaság Igazgatótanácsával.
7.4. A termékek és megoldások diák, nyomtatott anyagok, demo programok formájában történő bemutatása kizárólag a bemutatott megoldásokra vonatkozó szakmai és marketingelemeket tartalmazhatja.
VIII. A KORRUPCIÓELLENES SZABÁLYZAT MEGVALÓSÍTÁSA A TÁRSASÁGBAN
A Társaság az alábbi módokon valósítja meg a Korrupcióellenes politikát:
8.1. A Dolgozók képzése és az Együttműködő személyek támogatása a megvesztegetés és a korrupció megelőzése érdekében.
8.2. A Dolgozók és Együttműködő személyek korrupcióval és Egyéb visszaélésekkel kapcsolatos tudatosságának növelése.
8.3. A Dolgozók és Együttműködő személyek ösztönzése arra, hogy jelentsék a szabályzat mindenfajta megszegését és a nem etikus magatartásformákat.
8.4. Az Igazgatótanács a büntetőjog és más érvényes korrupcióellenes jogszabályok mindennemű megsértéséről értesíti az illetékes bűnüldöző szerveket.
8.5. A Társaság oly módon is küzd a Korrupciós tevékenységgel és Egyéb gazdasági visszaélésekkel, hogy a vele együttműködő szervezeteket is hasonló korrupcióellenes gyakorlat megvalósítására ösztönzi.
IX. RÉSZLETES SZABÁLYOK
9.1. A felettes vagy magasabb szintű felettes, akit értesítenek a lehetséges visszaélésről, haladéktalanul értesíti erről a Társaság Igazgatótanácsát.
9.2. A Társaság Igazgatótanácsa a kapott információk alapján ellenőrzi azoknak valós voltát.
9.3. Az ellenőrzést végző személyek, valamint azok, akik a visszaéléssel kapcsolatos bejelentést megkapták, biztosítják a Dolgozó vagy más bejelentéstevő anonimitását. Tilos az eljárás menetével kapcsolatos bármilyen információt a Társaság szervezetén kívülre juttatni.
9.4. A bejelentőt tájékoztatni kell arról, hogy:
- nem léphet kapcsolatba a tényállás megállapítása vagy kártérítés követelése céljából azzal a személlyel, akivel kapcsolatban felmerül a visszaélés vélelme.
- titkot kell tartania, nem beszélheti meg senkivel az ügyet, a tényeket, gyanúját vagy kifogásait.
X. A KORRUPCIÓS TEVÉKENYSÉGEK ÉS EGYÉB GAZDASÁGI VISSZAÉLÉSEK TISZTÁZÁSÁNAK FOLYAMATA
10.1. A feltételezett Korrupciós tevékenység vagy Más gazdasági visszaélés tisztázása során mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy elkerülhetőek legyenek a hibás vagy alaptalan vádak alapján történő intézkedések. A megtett lépések, a folyamatban levő vizsgálat nem keltheti fel azoknak a gyanúját, akiknek ügyében folyik az intézkedés. Kerülni kell az olyan nyilatkozatokat, amelyek negatív hatással lehetnek a cégre, a dolgozóra vagy a Társaság vevőire és ügyfeleire.
10.2. Az esemény bejelentése után az eljárás menete a következő:
- A Társaság Igazgatótanácsa ellenőrzi a Dolgozótól vagy Együttműködő személytől kapott vagy saját körében szerzett információkat.
- Amennyiben megállapításra kerül, hogy a IX. pontban említett információk valósak, a Társaság Igazgatótanácsa kinevezi a Korrupciós tevékenységet vagy Más gazdasági visszaélést tisztázó Csoportot.
- A körülmények tisztázása során a Dolgozó vagy Együttműködő személy lehetőséget kap arra, hogy bemutassa az ügyre vonatkozó álláspontját.
- A Társaság Igazgatótanácsa helyreállító intézkedéseket foganatosít, amelyek célja, hogy a jövőben megelőzzék a hasonló eseményeket.
- Ha megállapításra kerül, hogy a vizsgált esemény Korrupciós Tevékenység, a Társaság Igazgatótanácsa értesíti az eseményről az illetékes bűnüldöző szerveket.
XI. A DOLGOZÓK ÉS EGYÜTTMŰKÖDŐ SZEMÉLYEK VÉDELME
11.1. A Társaság nem bocsáthatja el, nem fokozhatja le, nem függesztheti fel, nem zaklathatja és semmilyen más módon nem diszkriminálhatja a Dolgozót vagy Együttműködő személyt legális tevékenysége miatt, amelynek során bejelenti, hogy Korrupciós tevékenységet vagy Más gazdasági visszaélést észlelt, vagy azt feltételez.
11.2. A Társaságnak biztosítania kell, hogy az a Dolgozó vagy Együttműködő személy, akit Korrupciós tevékenység vagy Más gazdasági visszaélés vádjával illettek, bemutathassa saját álláspontját.
XII. FEGYELMI INTÉZKEDÉSEK
12.1. A Korrupciós tevékenységet vagy Más gazdasági visszaélést tisztázó Csoport az Igazgatótanácsnak továbbítja munkája eredményét.
12.2. A Csoport ajánlásai alapján további lépésekre kerül sor a vizsgálattal érintett Dolgozó vagy Együttműködő személy irányában.
12.3. A Dolgozó esetleges elbocsátásáról ill. az Együttműködő személlyel történő együttműködés befejezéséről az Igazgatótanács dönt.
12.4. Amennyiben a Korrupciós tevékenység vagy Más gazdasági visszaélés pénzügyi veszteséget okozott a Társaságnak, az ügyet bírósági útra kell terelni, és a bűnüldöző szervek is értesíthetők. Annak a dolgozónak az irányában, akiről bebizonyosodott, hogy a Társaság kárára végzett tevékenységet, a jogszabályoknak megfelelő pénzügyi következmények is érvényesíthetők.
12.5. A jelen szabályzat rendelkezései nem sértik az általánosan érvényes jogszabályokat és rendelkezéseket.
12.6. Minden olyan eset, amelynek során nem tartják be a jelen szabályzat rendelkezéseit, külön kerül elbírálásra, és szolgálati következményekkel jár.