I. FOGALMI MEGHATÁROZÁSOK
A szabályzatban szereplő fogalmak minden egyes említésük alkalmával az alábbi értelmet nyerik:
1.1. Társaság — az Etisoft Sp. z o.o. korlátolt felelősségű társaság
1.2. Dolgozó – a Társaságnál munkaszerződés vagy polgárjogi szerződés alakpján alkalmazott személy.
1.3. Együttműködő / Együttműködő személy — minden olyan személy, aki együttműködik a Társasággal, különösen azok a személyek, akik szolgáltatásokat vagy termékeket szállítanak a Társaságnak.
1.4. Ügyfél / Vevő – minden olyan természetes személy, jogi személy vagy jogi személynek nem minősülő szervezet, amelynek a Társaság termékeket ad el vagy szolgáltatásokat nyújt.
1.5. Korrupciós tevékenység – olyan tevékenység, amely a [lengyel] Btk.-ban, különösen annak 229., 230. vagy 230. A cikkében foglaltak alapján bűncselekménynek tekintendő.
1.6. Egyéb gazdasági visszaélés – olyan tevékenység, amely nem minősül Korrupciós tevékenységnek, de ellentétben áll az etikus vállalkozásvezetés általánosan elfogadott szabályaival.
II. A VÁLLALAT ÜZLETI MAGATARTÁS SZABÁLYAI
2.1. A pénzmosás megelőzése. „Etisoft” Sp. z o. o. megfelel a pénzmosás megelőzéséről szóló jogszabályi rendelkezéseknek.
2.2. A tisztességtelen verseny elleni küzdelem. „Etisoft” Sp. z o. o. üzleti tevékenységét a szabad verseny tiszteletben tartásával és a piacon tisztességesen versenyezve, minden vonatkozó és vonatkozó jogszabályi és trösztellenes szabályozás betartásával végzi. A társaság tiltja a korrupció, a zsarolás és a sikkasztás minden formáját, és nem tart fenn üzleti kapcsolatot semmilyen ilyen gyakorlatot folytató szervezettel. „Etisoft” Sp. z o. o. megfelel az összes vonatkozó export-ellenőrzési, vám-, adó- és külkereskedelmi előírásnak, beleértve, de nem kizárólagosan, a vonatkozó szankciókat, embargókat, szabályozásokat, kormányzati utasításokat, valamint az áruk, a technológia és a fizetések szállítását és feladását szabályozó irányelveket.
2.3. Csalás/sikkasztás elleni küzdelem. „Etisoft” Sp. zo. o. megfelelő intézkedéseket tesz a csalás/sikkasztás bármilyen formájának megakadályozására, valamint annak biztosítására, hogy a társasággal fennálló üzleti kapcsolatot semmilyen módon ne használják fel pénzmosásra vagy más illegális tevékenységre (pl. terrorizmus finanszírozása).
2.4. Az összeférhetetlenség elkerülése. „Etisoft” Sp. z o. o. minden üzleti döntést önállóan hoz, és oly módon, hogy az üzleti érdekeket szigorúan elkülönítse a magánérdekektől. Minden alkalmazottnak el kell kerülnie minden olyan helyzetet, amely az „Etisoft” Sp. z oo érdekeivel összeférhetetlenséghez vezethet. Összeférhetetlenség akkor fordulhat elő, ha a munkavállaló olyan tevékenységeket hajt végre vagy olyan célokat követ el, amelyek akadályozhatják az „Etisoft” Sp. z. o o. iránti kötelességeinek objektív és hatékony ellátását és vélt felelősségét.
III. A SZABÁLYZAT CÉLJA
3.1. A jelen szabályzat célja, hogy egységes eljárási szabályokat állapítson meg olyan esetekben, amikor a Társaság kárára történő visszaéléseket állapítottak meg, továbbá amikor meg kell előzni vagy le kell küzdeni az ilyen visszaéléseket ill. a Társaság vállalkozásának átlátható, etikus és a tisztességes verseny szabályai szerinti vezetési módjával ellentétes tevékenységet.
3.2. A szabályzat további célja, hogy biztosítsa a Társaság tevékenységének átláthatóságát a Társaság Ügyfelei / Vevői felé.
IV. A SZABÁLYZAT ALANYAINAK ÉS TÁRGYÁNAK KÖRE
4.1. A szabályzat minden olyan Korrupciós tevékenységre és Egyéb gazdasági visszaélésre vonatkozik, melyekre a dolgozók, valamint a részvényesek, tanácsadók, beszállítók, partnerek és a Társasággal üzleti kapcsolatban álló minden más szervezet részvételével kerül sor.
4.2. A szabályzatot a Társaság minden Dolgozójának és minden Együttműködő személynek be kell tartania.
V. FELELŐSSÉGI KÖR
5.1. A szabályzat bevezetéséért és betartásának ellenőrzéséért a Társaság Igazgatótanácsának tagjai felelnek.
5.2. Az aktuális Korrupcióellenes szabályzat a Társaság székhelyén, általánosan hozzáférhető belső és külső kommunikációs adathordozókon érhető el.
5.3. Minden Dolgozó köteles megismerkedni a jelen Szabályzattal és feltétel nélkül be kell tartania annak rendelkezéseit.
5.4. A vezető pozíciókban dolgozó személyek kötelesek azonosítani a visszaélésekkel kapcsolatos kockázatokat. A vezetőknek minden olyan esetre fel kell figyelniük, amikor a Társaságban működő folyamatokban bármilyen szabálytalanság észlelhető.
5.5. A Dolgozó vagy Együttműködő minden lehetséges visszaélésről köteles haladéktalanul tájékoztatni felettesét, vagy magasabb szintű felettesét, amennyiben a visszaélés közvetlen felettesét érinti. Ha az adott információt nem támasztják alá tények, a jelen Szabályzat IX. fejezetének rendelkezései szerinti lépéseket kell megtenni.
5.6. Nem megengedett tevékenységnek számít különösen:
- bármilyen anyagi vagy személyes előny megígérése,
- bármilyen anyagi vagy személyes előny felajánlása,
- bármilyen anyagi vagy személyes előny átadása,
- bármilyen anyagi vagy személyes előny elfogadása.
5.7. A Társaság Dolgozóinak és az Együttműködő személyeknek soha, semmilyen körülmények között nem szabad Korrupciós tevékenységet vagy Egyéb gazdasági visszaélést folytatniuk.
5.8. Minden olyan esetben, amikor felmerül a gyanú, hogy Korrupciós tevékenységről vagy Egyéb gazdasági visszaélésnek minősülő tevékenységről van szó, a Társaság Dolgozói vagy Együttműködői kötelesek haladéktalanul értesíteni a Társaság Igazgatótanácsát.
VI. KORRUPCIÓS TEVÉKENYSÉG
A jelen Szabályzat szempontjából a korrupciós tevékenység fogalmába minden olyan tevékenység beletartozik, amely bűncselekménynek vagy kihágásnak minősül, különös tekintettel a következőkre:
6.1. Az adótörvényeknek és az érvényes jogszabályoknak eleget tevő, szokványos karácsonyi ajándékokon és promóciós anyagokon kívüli, bármilyen anyagi vagy személyes előny megígérése, felajánlása, átadása
6.2. Anyagi előnyök elfogadása a Társaság beszállítóinak képviselőitől, valamint a Társaság egyes beszállítóinak indokolatlan előnyben részesítése olyan módon, amely sérti a tisztességes verseny szabályait.
6.3. A Dolgozók és Együttműködők kötelesek olyan módon teljesíteni feladataikat és kötelezettségeiket, amely garantálja az átláthatóságot.
VII. EGYÉB GAZDASÁGI VISSZAÉLÉS
A jelen Szabályzat szempontjából a visszaélés és nem megfelelő magatartás fogalmába minden olyan tevékenység beletartozik, amely bűncselekménynek vagy kihágásnak (így adóbűncselekménynek vagy adókihágásnak) minősül. Ide tartoznak továbbá más magatartási formák is, így többek között a következő tevékenységek:
7.1. A Társaság vagyonának eltulajdonítása (anyagok, termékek, fekszerelések, know-how kisajátítása), a vevők, beszállítók vagy más olyan személyek vagyonának eltulajdonítása, akikhez a dolgozót üzleti kapcsolat köti.
7.2. Nem valós adatok szándékos megadása a pénzügyi beszámolókban, amelyek megbízhatatlanná teszik a beszámolókat, így azok nem felelnek meg a valóban fennálló tényállásnak és jogi helyzetnek.
7.3. Nem valós adatok szándékolt bevezetése a Társaság dokumentumaiba.
7.4. A Társaság dokumentumainak (többek között szerződéseinek, iratainak, határozatainak, döntéseinek, jegyzőkönyveinek) szándékolt hamisítása vagy másféle módosításai, amelyeket a jogszabályok vagy a Társaság belső szabályzatai alapján erre jogosultak nem fogadtak el.
7.5. A könyvelési tételek és az azokat megerősítő dokumentáció szándékolt hamisítása vagy módosítása, valamint a számviteli szabályok nem megfelelő alkalmazása.
7.6. Események, tranzakciók vagy más fontos információk szándékolt megmásítása a Társaság szükségleteire készült jelentésekben, amely mind a Társaságot, mind annak tulajdonosát megkárosítja.
7.7. Minden más szándékolt tevékenység, amely kárt okoz a Társaságnak, vagy sérti a Társaság érvényes Eljárási szabályzatát.
VIII. KOMMUNIKÁCIÓS ÉS VISELKEDÉSI SZABÁLYOK A VEVŐKKEL, ÜGYFELEKKEL ÉS EGYÜTTMŰKÖDŐ SZEMÉLYEKKEL TÖRTÉNŐ KAPCSOLATTARTÁSBAN
8.1. A Társaság ügyfeleivel, vevőivel és együttműködőivel csak üzleti célból lehet kapcsolatot tartani. A kapcsolattartás e-mailes levelezés, szolgálati telefonok, valamint a társaság vagy az ügyfél székhelyén megrendezett személyes találkozók útján történik. Az e-mailes kapcsolattartás során kizárólag az etisoft.com.pl domain részét képező céges e-mail címek használhatók.
8.2. Minden kézhez kapott és elküldött levelet fel kell venni a beérkező és kimenő levelezés nyilvántartásába.
8.3. Minden olyan tevékenységet és kereskedelmi ill. marketingkapcsolatot, amelynek célja meghatározott jogkövetkezmény kiváltása (pl. kereskedelmi szerződés megkötése), konzultálni kell a Társaság Igazgatótanácsával.
8.4. A termékek és megoldások diák, nyomtatott anyagok, demo programok formájában történő bemutatása kizárólag a bemutatott megoldásokra vonatkozó szakmai és marketingelemeket tartalmazhatja.
IX. A KORRUPCIÓELLENES SZABÁLYZAT MEGVALÓSÍTÁSA A TÁRSASÁGBAN
A Társaság az alábbi módokon valósítja meg a Korrupcióellenes politikát:
9.1. A Dolgozók képzése és az Együttműködő személyek támogatása a megvesztegetés és a korrupció megelőzése érdekében.
9.2. A Dolgozók és Együttműködő személyek korrupcióval és Egyéb visszaélésekkel kapcsolatos tudatosságának növelése.
9.3. A Dolgozók és Együttműködő személyek ösztönzése arra, hogy jelentsék a szabályzat mindenfajta megszegését és a nem etikus magatartásformákat.
9.4. Az Igazgatótanács a büntetőjog és más érvényes korrupcióellenes jogszabályok mindennemű megsértéséről értesíti az illetékes bűnüldöző szerveket.
9.5. A Társaság oly módon is küzd a Korrupciós tevékenységgel és Egyéb gazdasági visszaélésekkel, hogy a vele együttműködő szervezeteket is hasonló korrupcióellenes gyakorlat megvalósítására ösztönzi.
X. RÉSZLETES SZABÁLYOK
10.1. A felettes vagy magasabb szintű felettes, akit értesítenek a lehetséges visszaélésről, haladéktalanul értesíti erről a Társaság Igazgatótanácsát.
10.2. A Társaság Igazgatótanácsa a kapott információk alapján ellenőrzi azoknak valós voltát.
10.3. Az ellenőrzést végző személyek, valamint azok, akik a visszaéléssel kapcsolatos bejelentést megkapták, biztosítják a Dolgozó vagy más bejelentéstevő anonimitását. Tilos az eljárás menetével kapcsolatos bármilyen információt a Társaság szervezetén kívülre juttatni.
10.4. A bejelentőt tájékoztatni kell arról, hogy:
- nem léphet kapcsolatba a tényállás megállapítása vagy kártérítés követelése céljából azzal a személlyel, akivel kapcsolatban felmerül a visszaélés vélelme.
- titkot kell tartania, nem beszélheti meg senkivel az ügyet, a tényeket, gyanúját vagy kifogásait
XI. A KORRUPCIÓS TEVÉKENYSÉGEK ÉS EGYÉB GAZDASÁGI VISSZAÉLÉSEK TISZTÁZÁSÁNAK FOLYAMATA
11.1. A feltételezett Korrupciós tevékenység vagy Más gazdasági visszaélés tisztázása során mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy elkerülhetőek legyenek a hibás vagy alaptalan vádak alapján történő intézkedések. A megtett lépések, a folyamatban levő vizsgálat nem keltheti fel azoknak a gyanúját, akiknek ügyében folyik az intézkedés. Kerülni kell az olyan nyilatkozatokat, amelyek negatív hatással lehetnek a cégre, a dolgozóra vagy a Társaság vevőire és ügyfeleire.
11.2. Az esemény bejelentése után az eljárás menete a következő:
- A Társaság Igazgatótanácsa ellenőrzi a Dolgozótól vagy Együttműködő személytől kapott vagy saját körében szerzett információkat.
- Amennyiben megállapításra kerül, hogy a IX. pontban említett információk valósak, a Társaság Igazgatótanácsa kinevezi a Korrupciós tevékenységet vagy Más gazdasági visszaélést tisztázó Csoportot.
- A körülmények tisztázása során a Dolgozó vagy Együttműködő személy lehetőséget kap arra, hogy bemutassa az ügyre vonatkozó álláspontját.
- A Társaság Igazgatótanácsa helyreállító intézkedéseket foganatosít, amelyek célja, hogy a jövőben megelőzzék a hasonló eseményeket.
- Ha megállapításra kerül, hogy a vizsgált esemény Korrupciós Tevékenység, a Társaság Igazgatótanácsa értesíti az eseményről az illetékes bűnüldöző szerveket.
XII. A DOLGOZÓK ÉS EGYÜTTMŰKÖDŐ SZEMÉLYEK VÉDELME
12.1. A Társaság nem bocsáthatja el, nem fokozhatja le, nem függesztheti fel, nem zaklathatja és semmilyen más módon nem diszkriminálhatja a Dolgozót vagy Együttműködő személyt legális tevékenysége miatt, amelynek során bejelenti, hogy Korrupciós tevékenységet vagy Más gazdasági visszaélést észlelt, vagy azt feltételez.
12.2. A Társaságnak biztosítania kell, hogy az a Dolgozó vagy Együttműködő személy, akit Korrupciós tevékenység vagy Más gazdasági visszaélés vádjával illettek, bemutathassa saját álláspontját.
XIII. FEGYELMI INTÉZKEDÉSEK
13.1. A Korrupciós tevékenységet vagy Más gazdasági visszaélést tisztázó Csoport az Igazgatótanácsnak továbbítja munkája eredményét.
13.2. A Csoport ajánlásai alapján további lépésekre kerül sor a vizsgálattal érintett Dolgozó vagy Együttműködő személy irányában.
13.3. A Dolgozó esetleges elbocsátásáról ill. az Együttműködő személlyel történő együttműködés befejezéséről az Igazgatótanács dönt.
13.4. Amennyiben a Korrupciós tevékenység vagy Más gazdasági visszaélés pénzügyi veszteséget okozott a Társaságnak, az ügyet bírósági útra kell terelni, és a bűnüldöző szervek is értesíthetők. Annak a dolgozónak az irányában, akiről bebizonyosodott, hogy a Társaság kárára végzett tevékenységet, a jogszabályoknak megfelelő pénzügyi következmények is érvényesíthetők.
13.5. A jelen szabályzat rendelkezései nem sértik az általánosan érvényes jogszabályokat és rendelkezéseket.
13.6. Minden olyan eset, amelynek során nem tartják be a jelen szabályzat rendelkezéseit, külön kerül elbírálásra, és szolgálati következményekkel jár.